Regolamento Interno Consiglio Direttivo

Regolamento Interno Consiglio Direttivo

  1. Premessa

L’Associazione GDPR association (di seguito Associazione), in base alle regole del proprio Statuto, stipula il presente “Regolamento Interno”, per la disciplina e l’organizzazione delle attività dell’Associazione. In conformità allo Statuto, il presente Regolamento interno disciplina l’operatività del Consiglio Direttivo, insieme ai comunicati ufficiali emanati dal Presidente o dai membri che ricoprono le cariche istituzionali (Vice Presidente, Tesoriere, Consiglieri) all’interno del Consiglio Direttivo.

Per tutto ciò che non è specificato nel presente regolamento si fa riferimento allo Statuto dell’Associazione. Eventuali future modifiche potranno essere deliberate solo dal Consiglio Direttivo.

  1. Direttivo 2018 – Consiglio Direttivo

L’Associazione è rappresentata dal Direttivo che ha il potere decisionale sulle scelte organizzative e varie dell’Associazione, nel rispetto delle sovranità dello Statuto e dell’Assemblea dei soci e se ne fa carico. Il Direttivo è composto da 5 persone le cui cariche hanno durata triennale e sono scelte a maggioranza tra i soci. Il Consiglio Direttivo è in carica sino al 2021 ed è così composto:

  • Presidente
  • Vice Presidente
  • Tesoriere
  • Consigliere Coordinatore del Comitato Scientifico
  • Consigliere Coordinatore Cyber Security

Il Consiglio Direttivo individuerà il Segretario o una funzione di segretario esterno al Direttivo che avrà una funzione di raccordo e di attuazione delle direttive del Consiglio.

  1. Approvazione e modifiche al Regolamento

Il presente Regolamento è approvato a maggioranza (metà più uno) dei membri del Consiglio Direttivo. Le modifiche al presente Regolamento sono presentabili da ogni singolo Consigliere in sede di Consiglio Direttivo.

b) Su richiesta di ogni singolo Consigliere, le modifiche che riguardino più aspetti, possono essere sottoposte a votazione punto per punto, al termine delle quali deve comunque seguire una votazione finale per l’approvazione definitiva delle modifiche.

  1. Quota associativa

Il Consiglio Direttivo discute e approva l’ammontare delle quote associative dei soci sulla base della filosofia e dell’andamento finanziario dell’associazione. In assemblea i soci discutono su quanto proposto dal Consiglio Direttivo stabilendo definitivamente l’importo. La proposta finale sarà votata per alzata di mano, tramite consenso scritto, email ect. La quota associativa annuale è relativa all’anno effettivo dell’iscrizione.

  1. Convocazione, validità delle riunioni e procedure di voto del Consiglio Direttivo

Il Consiglio direttivo viene convocato dal Presidente o da due terzi dei consiglieri con almeno 7 giorni di anticipo, dandone apposita comunicazione ufficiale (Scritta) ai componenti del Consiglio tramite e-mail, pec, raccomandata. Le riunioni possono svolgersi presso la sede, presso la sede di un consigliere, presso la sede di un consigliere o attraverso call conference e video conference, o con strumenti atti a garantire che ciascun consigliere possa essere a conoscenza delle tematiche discusse in sede di Consiglio.

  • La convocazione del Consiglio Direttivo deve indicare data, orario, modalità e ordine del giorno
  • Le riunioni del Consiglio sono valide con la presenza della maggioranza dei Consiglieri in carica 
  • Le delibere sono assunte a maggioranza semplice dei voti validi espressi. In caso di parità di voto prevale il voto del Presidente.
  1. Delibere del Consiglio Direttivo e Strumenti di comunicazione interna

Tutte le decisioni ufficiali che impegnano l’associazione verso i soci o terzi devono essere assunte dal Consiglio direttivo.

 a) Al di fuori delle sedute del Consiglio Direttivo, le comunicazioni formali e le consultazioni tra i Consiglieri avvengono attraverso lo strumento della posta elettronica, chat privata (WhatsApp) o qualunque altro mezzo di comunicazione condiviso. 

b) Le comunicazioni tramite lo strumento di cui al comma a) assumono di norma carattere di non ufficialità. 

Le comunicazioni ufficiali sono effettuate tramite posta elettronica o attraverso lettera scritta, da consegnarsi, anche a mano, al Presidente e agli altri membri del Consiglio Direttivo.

É facoltà di ogni membro del Consiglio Direttivo o del Presidente proporre attività o progetti volti al perseguimento degli obiettivi della associazione tramite email o altri canali di comunicazione al di fuori delle sedute del Consiglio Direttivo.

  1. Composizione dell’Ordine del giorno

Il Presidente compone l’ordine del giorno del Consiglio Direttivo secondo le necessità dell’associazione, sentiti i membri del Consiglio Direttivo

I membri del consiglio Direttivo possono proporre autonomamente punti all’ordine del giorno 

In ogni caso l’ordine del giorno deve essere definito e comunicato a tutti i consiglieri tramite email entro 48 ore dalla riunione del Consiglio stesso. Qualunque proposta pervenuta successivamente a tale termine, verrà inserita nell’ordine del giorno della successiva riunione, salvo questioni da discutersi con urgenza

Nell’ eventualità che i punti di precedenti ordini del giorno non siano stati discussi durante il precedente consiglio direttivo, tali punti devono essere portati in discussione come primi del nuovo ordine del giorno a meno di valutazione di particolari urgenze da parte del Presidente.

  1. Giustificazione assenze

I consiglieri impossibilitati a partecipare alle riunioni del consiglio devono darne tempestiva comunicazione al Presidente o suo delegato attraverso email ufficiale.

Nell’ imminenza della riunione, l’impossibilità deve essere comunicata telefonicamente al Presidente o suo delegato, che dovrà far verbalizzare tale circostanza. In caso di assenza del Presidente, dovrà essere informato il Segretario. In caso di assenza anche del Segretario, dovrà essere informato uno dei membri del Consiglio presenti nella riunione.

  1. Svolgimento del Consiglio

In fase di apertura del Consiglio devono essere individuate presenze, assenze giustificate, assenze ingiustificate e verbalizzante

Il Presidente procede ad avviare la discussione secondo L’Ordine del giorno 

Il Presidente pone ai voti ogni singolo provvedimento per cui sia richiesta una delibera da parte del Consiglio subito dopo la relativa discussione

  1. Verbalizzazione del Consiglio Direttivo

Delle sedute del Consiglio Direttivo viene redatto verbale a cura di un consigliere/segretario scelto a maggioranza dal Consiglio

Il verbalizzante redige il verbale della riunione che indicherà: data, orario, modalità, ordine del giorno, presenze, assenze giustificate, assenze ingiustificate, riassunto delle discussioni ed esito delle eventuali votazioni.

Il verbalizzante si dovrà impegnare ad inviare entro 10 giorni dalla riunione una copia del verbale al Presidente, il quale si impegna, dopo una prima verifica ad inviare il verbale tramite email per eventuali osservazione da parte dei Consiglieri

Entro 48 ore dall’ invio, i consiglieri possono inoltrare eventuali precisazioni e/o osservazioni.

Trascorso il termine delle 48 ore, il verbale si ritiene approvato da parte del Presidente e viene allibrato da parte di quest’ultimo.